Kebijakan Privasi

Komitmen Nawacana dalam melindungi data pribadi pengguna School Operating System

Terakhir diperbarui: 18 September 2026

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Nawacana (“Kami”, “Pengendali/Pemroses Data” sebagaimana konteksnya) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan platform SaaS multi-tenant kami.

Kebijakan ini disusun untuk memenuhi Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan pelaksananya.

Dengan menggunakan Platform, Anda memberikan persetujuan yang sah, spesifik, dan terinformasi atas pemrosesan data sebagaimana dijelaskan di sini, kecuali dasar hukum lain berlaku tanpa memerlukan persetujuan.

2. Peran Pengendali dan Pemroses Data

Dalam model multi-tenant, Nawacana umumnya bertindak sebagai penyedia infrastruktur platform. Untuk data peserta didik dan operasional harian, sekolah (tenant) dapat bertindak sebagai pengendali data terhadap data warga sekolah mereka, sementara Nawacana memproses data atas instruksi dan konfigurasi tenant sesuai perjanjian layanan.

Untuk data akun tingkat platform, dukungan, dan kepatuhan, Nawacana dapat bertindak sebagai pengendali data.

Pertanyaan spesifik tenant

Jika data Anda dikelola oleh sekolah tertentu, Anda juga dapat menghubungi pengelola sekolah tersebut untuk permintaan terkait data akademik atau administrasi di bawah naungannya.

3. Jenis Data Pribadi yang Dikumpulkan

3.1. Data identitas dan kontak

  • Nama lengkap, email, nomor telepon, alamat (jika diisi);
  • Kredensial akun (disimpan dalam bentuk terenkripsi / di-hash);
  • Peran (role) dan pengaturan akses.

3.2. Data pendidikan dan sekolah

  • Identitas sekolah, NPSN, jenjang, wilayah, dan logo;
  • Data siswa, guru, kelas, nilai, kehadiran, dan progres;
  • Data keuangan dan administrasi operasional sekolah.

3.3. Dokumen

  • Dokumen pendukung yang diunggah ke Platform (misalnya rapor, surat, lampiran tugas);

3.4. Data teknis dan log

  • Alamat IP, jenis perangkat, log autentikasi, dan audit log akses;
  • Metadata aktivitas untuk keamanan dan pemecahan masalah.

4. Cara Pengumpulan Data

Data dikumpulkan melalui:

  • Registrasi dan aktivasi: informasi yang Anda masukkan saat onboard atau pembuatan akun;
  • Penggunaan fitur: akademik, keuangan, komunikasi, dan modul operasional lainnya;
  • Upload dokumen: berkas yang Anda unggah ke Platform;
  • Sistem otomatis: log keamanan, cookies sesi, dan audit trail.

5. Tujuan dan Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses data pribadi untuk tujuan berikut, dengan dasar hukum yang relevan di bawah UU PDP:

  • Penyediaan layanan: pelaksanaan perjanjian (operasional sekolah di Platform);
  • Keamanan: pencegahan penipuan, audit, dan respons insiden;
  • Kepatuhan hukum: pemenuhan kewajiban peraturan perundang-undangan;
  • Peningkatan layanan: analitik agregat/teranonimkan, dengan persetujuan jika diperlukan;
  • Komunikasi: notifikasi operasional dan pembaruan kebijakan.

6. Role-Based Access dan Akses Admin Terbatas

Platform menerapkan kontrol akses berbasis peran (RBAC). Prinsip least privilege diterapkan: pengguna hanya mengakses data yang diperlukan untuk fungsinya.

  • Admin sekolah hanya mengakses data dalam tenant sekolah masing-masing;
  • Tim Nawacana platform memiliki akses terbatas untuk operasi, keamanan, dan dukungan — tidak untuk tujuan komersial yang tidak relevan;
  • Akses privilegiasi ke data sensitif memerlukan otorisasi dan dicatat dalam audit log.

7. Keamanan Data

  • Enkripsi: data sensitif dilindungi dengan enkripsi saat transit (TLS) dan penyimpanan sesuai praktik industri;
  • Pembatasan jaringan: segmentasi dan kontrol infrastruktur cloud;
  • Monitoring: pemantauan keamanan dan deteksi anomali;
  • Backup: cadangan data berkala untuk pemulihan bencana;
  • Pelatihan internal: personel yang mengakses data wajib mematuhi kebijakan kerahasiaan.

Disclaimer keamanan

Tidak ada sistem yang 100% aman. Kami berkomitmen meningkatkan keamanan secara berkelanjutan dan memberitahu Anda jika terjadi insiden yang memengaruhi data pribadi secara material.

8. Audit Log

Kami mencatat aktivitas penting terkait keamanan dan akses data (misalnya login, perubahan hak akses, akses data sensitif oleh admin) dalam audit log. Log digunakan untuk investigasi insiden, akuntabilitas, dan kepatuhan.

Audit log disimpan sesuai kebijakan retensi internal dan tidak diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

9. Retensi, Penghapusan, dan Anonimisasi

Data disimpan selama akun/tenant aktif dan selama diperlukan untuk tujuan pemrosesan atau kewajiban hukum.

  • Setelah permintaan penghapusan akun, data dinonaktifkan dan dihapus atau dianonimkan, kecuali data yang wajib disimpan (audit, pajak, sengketa);
  • Data akademik dapat disimpan sesuai kebijakan sekolah dan kewajiban administrasi pendidikan;
  • Data agregat yang tidak dapat mengidentifikasi individu dapat digunakan untuk statistik layanan.

10. Pembagian Data dan Multi-Tenant

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Data dibagikan hanya dalam kondisi berikut:

  • Sekolah (tenant): untuk operasional di bawah naungan sekolah Anda;
  • Penyedia infrastruktur: hosting cloud, email, pembayaran — terikat perjanjian pemrosesan data;
  • Integrasi resmi: layanan pihak ketiga yang diaktifkan sekolah (misalnya sinkronisasi EMIS), sesuai konfigurasi tenant;
  • Otoritas hukum: jika diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan.

Dalam arsitektur multi-tenant, data tenant diisolasi secara logis. Penyedia layanan pihak ketiga tidak memperoleh kepemilikan atas data Anda.

11. Transfer Data dan Penyimpanan Cloud

Data dapat disimpan dan diproses di server yang berlokasi di Indonesia dan/atau luar negeri melalui penyedia cloud terpercaya. Jika transfer ke luar negeri dilakukan, Kami memastikan tingkat perlindungan yang setara dengan UU PDP, melalui mekanisme kontraktual dan keamanan teknis yang memadai.

Anda dapat meminta informasi lokasi pemrosesan utama melalui kontak di bawah.

12. Cookies dan Teknologi Serupa

Platform menggunakan cookies dan teknologi serupa untuk:

  • Autentikasi dan manajemen sesi;
  • Keamanan (CSRF, deteksi anomali);
  • Preferensi pengguna;
  • Analitik performa internal (bukan iklan lintas situs).

Kami tidak menggunakan cookies untuk periklanan pihak ketiga atau pelacakan lintas situs tanpa persetujuan. Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookies, namun beberapa fitur mungkin tidak berfungsi optimal.

13. Insiden Keamanan Data

Jika terjadi pelanggaran data pribadi yang berdampak signifikan, Kami akan:

  • Melakukan investigasi dan mitigasi segera;
  • Memberitahu Anda dan/atau otoritas terkait sesuai kewajiban UU PDP dalam jangka waktu yang ditentukan peraturan;
  • Mendokumentasikan insiden dan tindakan perbaikan.

14. Hak Subjek Data Pribadi

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

  • Akses: mengetahui data yang kami simpan;
  • Perbaikan: memperbarui data yang tidak akurat;
  • Penghapusan: meminta penghapusan dalam kondisi yang diatur hukum;
  • Pembatasan pemrosesan: membatasi tujuan tertentu;
  • Portabilitas: menerima salinan data dalam format yang wajar;
  • Keberatan: menolak pemrosesan untuk tujuan tertentu;
  • Penarikan persetujuan: kapan pun berdasarkan persetujuan, tanpa mempengaruhi pemrosesan sebelumnya yang sah.

Cara mengajukan

Kirim permintaan ke info@nawacana.com dengan bukti identitas. Kami merespons dalam 7 hari kerja, atau sesuai tenggat hukum yang berlaku.

15. Anak di Bawah Umur

Platform digunakan oleh sekolah yang dapat mengelola data peserta didik di bawah umur. Pengelola sekolah wajib memastikan dasar hukum dan/atau persetujuan wali yang sah sesuai peraturan yang berlaku. Akun admin aktivasi mandiri ditujukan bagi orang dewasa yang berwenang mewakili sekolah.

16. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini. Perubahan material akan diberitahukan melalui Platform, email, dan pembaruan tanggal di halaman ini. Penggunaan berkelanjutan setelah perubahan dianggap sebagai penerimaan, kecuali diwajibkan persetujuan ulang oleh hukum.

17. Kontak Pengelola Data

Untuk pertanyaan, permintaan hak subjek data, atau laporan insiden privasi:

  • Email: info@nawacana.com
  • Telepon/WhatsApp: 6285-1620-51234

Pernyataan persetujuan

Dengan mendaftar, mengaktifkan sekolah, dan menggunakan Platform Nawacana, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi ini secara sadar, spesifik, dan jelas sesuai UU PDP.

Dokumen ini disusun mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan pelaksananya.

© 2026 Nawacana. Hak cipta dilindungi.

Lihat juga Syarat & Ketentuan.

← Kembali ke Beranda